Sistem Tata Usaha

Sistem Tata Usaha

Pengertian

Menurut (Saiman, 2002; 15)  tata artinya suatu aturan/peraturan yang harus ditaati sedangkan usaha berarti suatu kegiatan dengan mengarahkan tenaga pikiran/badan untuk mencapai suatu tujuan. Maka dapat disimpulkan tata usaha ialah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja. 

Menurut  Waworuntu dalam (Saiman 1991; 15) Administrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh, sedangkan tata usaha sebagai kegiatan pencatatan, penggolongan data dan tulis menulis dari proses tersebut. 

Tata usaha sifatnya membantu atau menunjang bagi kelancaran pekerjaan pokok perkantoran/organisasi, sehingga tata usaha merupakan unsur administrasi dalam suatu kantor/organisasi. Sehingga merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang/lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu mencapai tujuan yang telah disepakati bersama, maka kegiatan tata usaha amat diperlukan dalam suatu kantor. 

Pekerjaan tata usaha selalu berhubungan dengan pekerjaan-pekerjaan lainnya dalam sebuah organisasi. Tata usaha membantu memperlancar semua pekerjaan pada sebuah kantor, dengan menyediakan arsip-arsip penting yang dibutuhkan oleh suatu bagian dalam melaksanakan pekerjaannya. Agar tata usaha dapat berjalan dengan baik dan maksimal, maka diperlukan suatu sistem tata usaha yang baik, dimana urutan pekerjaan tata usahs  harus disusun dan dijalankan dengan teratur. 

Ciri Ciri Pelaksanaan Tata Usaha

Dalam pelaksanaan tata usaha mempunyai ciri-ciri tersendiri, ciri  –  ciri tersebut adalah: 

1.   Bersifat Pelayanan 

Dalam hal ini tata usaha hanyalah memberi pelayanan dan bantuan agar satuan operatif dapat menghasilkan keuntungan atau tujuan yang akan dicapai. 

2.  Bersifat Merembes Kesegenap Bagian Dalam Organisasi 

Ini berarti tata usaha sangat diperlukan di mana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Lebih dari itu Tata Usaha dapat mencapai ke segala tempat dan tidak hanya terbatas dalam lingkungan bangunan, gedung, tata kantor dari suatu badan usaha atau organisasi yang bersangkutan. 

3.  Dilaksanakan Oleh Semua Pihak Dalam Organisasi 

Tata usaha dilaksanakan oleh semua pihak yang ada dalam organisasi terlepas dari tugasnya masing-masing. Walaupun Tata Usaha merupakan tugas dari sekelompok pegawai tapi juga dapat dilakukan oleh pejabat pimpinan yang tertinggi dan tidak mengubah kedudukan pejabat tersebut sebagai kepala yang tugas pokoknya adalah menggerakkan karyawan dan segenap fasilitas-fasilitas yang ada pada kantor tersebut. 

Contohnya :

Pembayaran Uang Semester(Kuliah)

 
Gambar diatas merupakan flowchart pembayaran uang semester(Kuliah) di Universitas Gunadarma.

Proses dari flowchart diatas :

1. Melengkapi persyaratan bukti pembayaran uang semester lama (Blanko Lama).
2. Membawa bukti pembayaran lama (Blanko lama) jika belum membawa, bawalah bukti pembayaran lama (Blanko lama) tersebut.
3. Kemudian serahkan kebagian pembayaran (BANK DKI)
4. Serahkan persyaratan, jika belum serahkan persyaratan tersebut.
5. Melakukan pembayaran uang semester.
6. Menerima bukti pembayaran uang semester baru (Blanko Baru)
7. Selesai, anda sudah menyelesaikan pembayaran uang semester kini.

Sumber :

http://www.landasanteori.com/2015/07/pengertian-tata-usaha-kegiatan-dan-ciri.html

http://nurachman.blogspot.co.id/2011/10/flowchart-pembayaran-uang.html